Il modulo protocollazione, adeguato con gli standard del Protocollo Informatico rif. DPCM 03/12/2013, consente di protocollare documenti in entrata e uscita, facilitando l’inserimento dei dati tramite l’anagrafica dei soggetti (Professionisti, Praticanti e Contatti).
Il software gestisce l’emissione del registro giornaliero come da indicazioni legislative.
In vista delle crescenti esigenze di dematerializzazione dei documenti AlboUnico permette di allegare alla registrazione uno o più file in qualsiasi formato, per facilitare la consultazione del documento originale.
Sui file PDF allegati al protocollo l’utente ha la possibilità di apporre, direttamente da AlboUnico, la segnatura di protocollo oppure di stamparla su una etichetta cartacea. Sulla segnatura vengono riepilogati i dati della registrazione ed è presente un codice a barre per risalire rapidamente al protocollo.
È presente inoltre una funzione che, dato un messaggio di posta elettronica ordinaria o PEC è in grado di estrarre in automatico l’oggetto, i mittenti/destinatari, la data e di utilizzarli per compilare la registrazione di protocollo. A questa vengono poi allegati il messaggio originale, gli allegati e una stampa in PDF del messaggio stesso su cui l’utente può apporre la segnatura. Con questa procedura, la protocollazione di un messaggio di posta diventa un’operazione completamente automatizzata.
In ottemperanza alla normativa vigente, AlboUnico è in grado di produrre il file segnatura.xml per l’interoperabilità tra le pubbliche amministrazioni, e di estrarne i dati in fase di registrazione.
È disponibile anche una funzione di importazione massiva dei documenti scannerizzati, che consente di scannerizzare più documenti insieme ed importarli in un unico passaggio.
